Frukost, bullar till fikat, spännande workshops med riktiga fysiska post-it-lappar som glittrar i neon: rosa, gula och gröna – ja, allt för att vi ska komma tillbaka till kontoret igen.
Ledningsgrupper och HR-avdelningar brainstormar om vad som kan få medarbetare att välja kontoret framför hemmet nu när det nya normala avlöst tidigare tillfälliga restriktioner från pandemin.
Chefer saknar kontrollen, att ha koll på vilka som är på jobbet och vad alla egentligen gör. Ansträngt försöker de kompensera ett distansledarskap med mingel och vandrande genom tomma eller halvtomma kontorslandskap. För ledare vill se hur medarbetarna mår, bortom teamskanalens filter och möten med avstängda mikrofoner.
Vissa arbetsgivare har tvingat tillbaka sina medarbetare till kontoret. Nu är det över! Den där tillfälliga friheten som bevisade att vi visst kan verka på distans och samtidigt vara produktiva, leverera och dessutom balansera det privata med ett bättre mående. Men hur blev det med utvecklingen av verksamheten? Har inte samtalet vid kaffemaskinerna slutat att mala nya idéer som producerar rykande heta innovationer? Bäst att komma tillbaka…. Men vad ska vi göra för att få folk tillbaka?
Egentligen gillar jag inte ordet tillbaka. Tekniken går framåt. Vi har förändrats med den och den med våra behov. Hur blir det att backa? Att snöras in i kontoret mellan nio och fem för att skörda idéer från fikarum och fysiska White boards?
Mitt i egna idéer om vad som kan få personalen”back to office” glömmer arbetsgivare bort en sak – att fråga medarbetarna. För att veta hur vi ska locka tillbaka behöver vi förstå vad som drar oss från och till kontoret och vad som får oss att vilja stanna kvar hemma eller gå därifrån?
Det är det här jag forskar om just nu. Den senaste månaden har jag haft fängslande samtal med både chefer och medarbetare på temat. Men innan jag avslöjar något om dessa resultat vill jag dela en spaning från en spännande artikel som kom i min väg (se https://onlinelibrary.wiley.com/doi/10.1111/irj.12415 – Skountridaki et al, 2024) om hybridarbete. Med inspiration från artikeln har jag skapat en fyrfältare om vad som drar ifrån och vad som drar till arbete hemifrån eller på kontoret, se bilden.
Fördelen med hemarbete är fokus, tillgång till en bra fysisk arbetsplats med fungerande skärmar och uppkoppling (om man själv satsar) samt möjlighet att pausa alla arbetsplatsens interaktioner. Samtidigt finns nackdelar med hemarbete såsom plats (för dem med trång yta hemma), avsaknad av sociala kontakter som kan leda till isolering och påverka hälsan negativt. Att ha jobbet i hemmet gör att sfärerna flyter samman vilket kan leda till stress och ibland till isolering. I artikeln framkommer att fysiska arbetsförhållandena i hemmet i genomsnitt upplevdes som bättre än de som rådde på arbetsplatsen. Erfarenheterna av de fysiska arbetsförhållandena på arbetsplatsen skiljer sig dock åt beroende på kontorstyp. Om man delar upp resultaten efter kontorstyp framträder anmärkningsvärda skillnader, där enrumskontor i genomsnitt erbjuder en överlägsen fysisk arbetsupplevelse. Att kontorslandskap varken är hälsosamma eller produktiva är ju ingen nyhet. Men skillnaden nu är att möjligheten att få jobba hemifrån ger en smak av hur fokuserat arbetet skulle kunna vara. I refererad studie visar det sig att preferenser för kontorsutrymme kan driva bort anställda från arbetsplatsen.
Många arbetsplatser satsar i dag på aktivitetsbaserade zoner där olika ytor ändamålsenligt ska användas för olika uppgifter såsom fokus, samarbete eller möten. Men i praktiken verkar det vara få som får konceptet att fungera såsom det är tänkt. Platserna räcker inte till. Personalen föredrar att sitta på samma ställe varje dag. Och zonerna är fina på arkitektens ritbord, men fungerar inte när behov krockar med antal möjliga stolar.
Hur ska vi då få tillbaka hemarbetare till kontoret?
Jag tänker att vi behöver eliminera det som gör att vi dras till hemmet och förstärka det som gör att vi vill vara på jobbet. Hitta medarbetares motivation snarare än att fiska och dra med påhittade lockbeten som inte löser de verkliga sprickorna. Kort sagt, tror jag, att arbetsgivare behöver fokusera mer på den fysiska arbetsmiljön och se till att det finns tillräckligt med ytor till alla. Medarbetare som har egna rum eller tillgång till fokuserade ytor kommer förmodligen i högre grad att vilja vara på jobbet . Om vi tillsammans skapar spelregler för hur vi gör för att inte avbryta varandra hela tiden (eliminera störningar) men ändå ha härliga energigivande sociala pauser – men inte för många (stärk det positiva) kommer förmodligen fler vilja vara på kontoret.
Samtidigt behöver vi framåt kunna förena fördelarna med att jobba på distans med kontorsarbete, balansera mellan ytterligheter. Vi har sett alltför många positiva effekter för att ge upp denna frihet. Detta trots att det innebär att det är färre folk på kontoret vissa dagar. För man kan inte få kakan och samtidigt äta upp den. Fika är bra, men aldrig tillräckligt. Fråga medarbetarna!
Källa: Lila Skountridaki, W. Victoria Lee, Lilinaz Rouhani (2024): Missing voices: Office space discontent as a driving force in employee hybrid work preferences https://onlinelibrary.wiley.com/doi/10.1111/irj.12415
Helene Öhman 