Flexibilitet och tillgänglighet kan förstås som två sidor av samma mynt. Friheten att jobba när man vill och var man vill skapar lätt en föreställning om att man alltid ska vara uppkopplad och sällan avkopplad. För att fullt ut omfamna möjligheterna i det flexibla arbetslivet kan struktur i form av egen planering och tydlig kommunikation hjälpa till. Och här har vi chefer en viktig uppgift att föregå med gott exempel samtidigt som vi behöver vara rädda om oss själva.
I strävan efter att vara en bra chef brukade jag ha höga krav på mig själv att alltid vara tillgänglig för medarbetare och verksamhet. Tidigare släppte jag allt jag hade för händer för att fånga den medarbetare som stod i dörren. Det gjorde att mina dagar blev splittrade och jag hann aldrig slutföra det jag hade tänkt. Men tack vare teknikens möjlighet jobbade jag istället ihop resterna hemma vilket kunde leda till att jag satt och mailade medarbetare och kollegor på kvällen vilket naturligtvis skapade stress för andra. Och själv hade jag svårt att koppla av mitt i all tillgänglighet och flexibilitet.
Efter att ha gått en kurs i produktivitet ändrade jag mina vanor. Istället för att låta input från andra sätta min huvudsakliga agenda för dagen började jag strukturera mitt arbete annorlunda. Jag har skapat vissa rutiner för planering och uppföljning. På söndagar gör jag en plan för veckan som kommer med prioriterade aktiviteter och specifika mål exempelvis vad jag vill uppnå på de olika möten som väntar. Jag ser också till att det finns inbokade samtal med medarbetarna minst varannan vecka där de kan samla sina frågor som inte är akuta. I dessa samtal prioriterar vi uppgifter som gör att de kan agera självständigt mellan gångerna. Varje fredag skapar jag min egen tid för reflektion kring veckan som gick och passar på att sammanställa en veckologg till medarbetarna kring viktiga beslut och händelser från veckan. På så sätt blir mina tankar transparanta och jag möjliggör sammanhang för andra samtidigt som jag själv lär mig. För lärande skapas inte genom erfarenhet utan genom reflekterad erfarenhet.
Istället för att låta mailen styra min dag styr jag mailen under dagen. Jag avsätter en tid på morgonen och en tid på eftermiddagen till mail. Oftast blir det när jag åker tunnelbanan. När jag går igenom mailen försöker jag svara på dem direkt alternativt kasta dem, arkivera dem eller skapa en uppgift att utföra vid ett senare tillfälle som datumsätts.
På samma sätt som jag tydliggjort för medarbetarna att vi når varandra på SMS vid akuta situationer har jag checkat av att denna spelregler fungerar också för mig själv i relation till mina kollegor och min egen chef. Det gör att jag inte behöver känna att jag ska kolla mailen hela tiden. På mitt mobilsvar hänvisar jag till sms liksom på mitt mailautosvar. Innan en semester jobbar jag oftast hårt för att stänga ner uppgifter, delegera till andra och säkra upp att det mesta är på plats för att kunna vara ledig.
Det finns fortfarande en kulturell utmaning i organisationer som handlar om att du som chef fysiskt måste vara på plats för att lösa problem. Som ledeare är det viktigt att vara på plats för att fånga in stämningar och själv påverka arbetsmiljön positivt. Men ännu viktigare är det att ha en bra relation med medarbetare och kollegor som bygger på tillit oavsett var man befinner sig.
Tips till dig som chef och ledare:
- Gör upp tydliga spelregler för gruppen – när är det ok att nå varandra – hur använder vi olika kanaler i olika situationer; exempelvis sms för akuta händelser – mail kan vänta och är inte akut.
- Tydliggör förväntan på tillgänglighet med din egen chef och dina kollegor i ledningsgruppen och sätt gemensamma spelregler.
- Om du behöver jobba på kvällen – skicka mailen med fördröjd leverans så att du inte implicit sätter kulturen att här jobbar vi på kvällar och helger.
- Fördela dina arbetsuppgifter som gör att du har möjlighet att skapa fokus. Också chefer behöver sitta i fred ibland för att reflektera och göra klart. Sätt dig på en enskild plats och blocka din kalender en stund i veckan. ”Kvalitetsuppföljning” är en bra rubrik för status i kalendern.
- Boka in samtal med medarbetare så att de vet när de har en egen tid med dig. Det kan räcka med kvartsamtal. Hellre korta samtal men ofta än långa och mer sällsynta.
- Sänk kraven på att du ska lösa allt för alla – jobba istället med mandat och autonomi till medarbetare.
- Maila mindre om du vill ha färre mail.
- Lyft frågan om vilka arbetsuppgifter och roller som kräver fysisk närvaro på plats och vilka uppgifter som inte gör det.
- Ha korta måndagsmöten och gå igenom hur veckan ser ut för teamet så att alla vet vart alla är där medarbetarna också kan artikulera behov av stöd och samarbete under veckan. Vad gör du denna vecka? Vart är du? Vad behöver du hjälp med?
- Dela varandras kalandrar så att ni kan se vem som är vad.
Helene Öhman 