Att leda möten är en konst – en färdighet som man kan tränas i. Det är mycket som sker i möten. För varje ämne som tas upp måste det finnas ett syfte. Syftet skapas om och om igen. Ska ni tänkta framåt? Kritiskt granska? Vidga perspektivet? Eller behöver ni fatta beslut om hur ni ska ta emot kunderna på måndag?
Annika Engström fick årets HR-forskarpris (2015) med sin avhandling https://www.diva-portal.org/smash/get/diva2:739632/FULLTEXT01.pdf som belyser att möten kan bli effektivare om vi har olika möten för olika syften. Kanske enkelt i teorin. Men svårare i praktiken visar hennes undersökning. Avhandlingen använder sig av Ellströms indelning av produktionens respektive utvecklingens logik – logiker som tillsammans bildar verksamhetens janusansikte http://www.ped.gu.se/pedfo/pdf-filer/ellstroem.pdf. Å ena sidan behövs möten i verksamheten som ska leda till produktion och aktivitet utifrån här- och nu. Å andra sidan behövs möten för nya idéer, perspektivbyten eller för att kritiskt granska den vanliga vardagen för vidareutveckling framåt.
Som ledare är det en utmaning att balansera verksamheten med det som handlar om produktion, standard och effektivitet tillsammans med kreativitet, autonomi och utveckling. Det förstnämnda förutsätter explicita uppdrag och en tydlig agenda liksom klargörande arbetsprocesser. Det sistnämnda handlar om implicita processer; om hur individen ständigt ifrågasätter, tolkar och gör om uppgifterna för att de ska bli ännu bättre. Av detta skäl behövs olika möten för att ta hand om båda behoven. Möten med olika syften behöver också olika typer av ledarskap.
I ett produktivt möte där syftet är att åtgärda för att snabbt verkställa behöver ledarskapet vara tydligt med förmågan att sortera och prioritera hårt i agendan. Ledaren styr kommunikationen för att möjliggöra handlingar som kan verkställa. Ett utvecklande möte tjänar istället på ett ledarskap som kan facilitera och inte lägga in egna värderingar i det som sägs. Här blir det viktigt att spegla, sammanfatta och fråga vidare för att skapa ett klimat som möjliggör dialog och erfarenhetsutbyte.
När syftet med innehållet är oklart eller när outtalade behov blandas kan mötena bli röriga och ineffektiva. Föreställ dig att du sitter på ett möte för att planera hur ni bäst riggar konferensen i morgon kl.08.00 när någon börjar ifrågasätta relevansen av ni har konferenser. Kommentaren kan i sig vara befogad men hör inte hemma på detta möte där ni behöver konkretisera vad ni ska göra tills i morgon.
Så påminn dig själv före och under mötet om syftet med mötet liksom varje mötespunkt. Syftet svarar på VARFÖR du har med innehållet medan målet svarar på VAD ni ska uppnå. Om du inte kan ha två möten kan du dela mötet i två delar med en kort paus så möjliggör du för alla att skifta fokus mellan produktion och utveckling. För vidare träning se https://heleneohman.se/2015/11/30/att-leda-moten-ar-en-konst-inte-konstigt-att-det-ar-svart/
Helene Öhman 