Så sitter du där igen. På mötet. Du har kallat deltagarna dit och för dig själv är syftet glasklart, förhoppningsvis. Medan deltagarna släntrar in söker du i minnet efter målet. Vad vill du ha ut av mötet, egentligen? Och hur ska du få det att hända? Ni har en timme på er. Hela 60 minuter att fånga nio arbetstimmar gestaltade i rummet. Här och nu. Bara nu.
Jag har tidigare skrivit om vikten av att tydliggöra syftet med mötet liksom respektive del i mötet https://heleneohman.se/2015/11/30/olika-moten-kraver-olika-ledarskap/. Under mötet behöver du som ledare ha koll på såväl uppgiftsfunktionen (vad ska uppnås) som gruppfunktionen (hur det ska ske). Uppgiftsfunktionen handlar om att vägleda och styra ordningsföljden i diskussionen. Du behöver stimulera till kommunikation för att öka informationsbytet liksom förtydliga budskapen för att bidra med mer förståelse. Slutligen behöver du också sammanfatta för att kontrollera förståelsen och bedöma vilka framsteg som gjorts under mötet.
När du ska göra vad handlar om timing. Om du till exempel sammanfattar för tidigt kan det motverka att fler kommer med idéer. Å andra sidan kan en diskussion förlängas om du fortsätter att stimulera till kommunikation istället för att pröva om det finns konsensus. Gruppunderhållande beteende ökar samhörigheten, förbättrar det sociala relationerna och kan tillfredsställa behovet av att som deltagare känna sig accepterad. Konkret kan det handla om att du försöker balansera deltagarnas talutrymme och stödja för att deltagarna inte ska dra sig undan, eller fly från uppgiften. Ett sätt att göra detta är att ställa upp normer eller spelregler för mötet.
Du uppmuntrar till delaktighet och effektivitet när du:
- Beskriver problemet utan att peka på orsaker eller lösningar.
- Skiljer på idéskapande och idébedömning.
- Förtydligar ansvarsområden vid genomförande.
- Ber alla att bidra med kommunikation som stödjer helheten framför egna behov.
- Berätta om syftet med varje moment kring mötet – det som är självklart kanske bara är klart för dig själv.
Under mötet behöver du växla mellan funktionen i uppgiften och i gruppen. Med träning lär du dig alltmer konsten och det blir mindre svårt. Tänk: ”vad?”, ”hur?” och ”varför?” kring respektive mötespunkt så brukar mötena genast bli tydligare och bättre. Att leda möten som leder till önskad effekt är en konst. Men inte konstigare än att resultaten blir bättre med ambition och övning.
Helene Öhman 